5 Tipps für Kommunikation: Ein E-Mail-Knigge

Svenja - Mittwoch, 30. März 2016

Wir alle schreiben viele Mails im Alltag, sowohl privater, als auch geschäftlicher Art. Klar muss es da auch mal schnell gehen und man achtet nicht immer auf jede Kleinigkeit, wenn man allerdings sein Gegenüber nicht maßlos irritieren oder vor den Kopf stoßen möchte, gibt es ein paar einfache Regeln für gelungene Kommunikation. Beachtet man diese, trägt man garantiert zu einem konstruktiven und respektvollen Austausch bei. Wir alle verfolgen Ziele, man kann sie mit dem Brecheisen verfolgen und andere Menschen als Fußmatte verwenden, aber mal im Ernst, wie wahrscheinlich ist es, dass einem diese Person im Zukunft positiv gesonnen ist? Recht gering und es ist ja oft so, dass man sich immer ein zweites Mal trifft.

Diese Regeln dürfen auch gern von Chefs angewandt werden. Auch wenn man nicht das Ziel verfolgt, der beste Kumpel von allen Angestellten zu sein, so ist es doch wahrscheinlicher, dass glückliche Angestellte auch mal die Extrameile gehen. Sozusagen Win-Win für alle. Und Höflichkeit und Respekt hat noch keinem geschadet.

Den Namen richtig schreiben

Es mag wie ein No-Brainer klingen, aber ich weiß nicht, wie oft mein Name falsch geschrieben wird. Für manche mag es einfache Eitelkeit sein, aber ein Name ist immer auch Identität. Nichts schreit lauter Achtlosigkeit als ein falsch geschriebener Name. Nur ein Mindestmaß an Recherche oder ein Blick in die Signatur können vermeiden, den Namen der Ansprechperson falsch zu schreiben.

Es wird kaum jemanden geben, der nicht zumindest ein bisschen irritiert ist oder zumindest doppelt liest, wenn sein Name falsch geschrieben ist. Also schaut genau hin und schreibt den Namen richtig.

Rechtschreibung und Zeichensetzung

Wie heißt es so schön: "Satzzeichen können Leben retten." Um es dem Gegenüber zu erleichtern, den Sinn eurer Mail zu erfassen, benutzt Kommas und Punkte. Auch das mag selbstverständlich klingen, ist aber leider nicht Gang und Gäbe. Warum aus purer Faulheit dem Gegenüber Zeit stehlen, die er oder sie benötigt, um die Mail und den Inhalt zu erfassen, wenn ein paar Satzzeichen dies einfach ermöglichen? (Das hilft übrigens auch bei SMS, aber wir wollen ja nicht zu pingelig sein)

Grußformeln verwenden

Auf der Straße, im Büro, Freunde treffen, jede Unterhaltung beginnt mit einem Hallo. Warum also darauf verzichten, wenn es eine Mail-Kommunikation ist? Man sieht die Kollegen zwar auch auf dem Weg in die Mittagspause, aber es ist nicht gesagt, dass die Mail umgehend oder direkt nach der gemeinsamen Pause gelesen wird. Mails sind asynchrone Kommunikation, grüßt also euer Gegenüber. Kostet nicht viel Zeit, aber macht die Mail zu einer runden Sache.

Kurz und knapp

Wem auch immer ihr eine Mail schickt, an ein Bürgeramt, eine Agentur, Kollegen oder Freunde: Geht davon aus, dass diese Person auch einiges zu tun hat. Nicht nur ihr seid vielbeschäftigt. Schreibt euer Anliegen so konkret wie möglich, kommt auf den Punkt, denn es gilt: Mails werden oft nur überflogen. Das bedeutet nicht die Höflichkeit zu vergessen (siehe oben), sondern einfach nur bedeutungsloses Geschnörkel wegzulassen.

Betreff

Wie oft habt ihr schon Mails gesucht und nicht wiedergefunden, weil der Betreff nicht zum Inhalt passt oder schlimmer noch, weil es keinen Betreff gibt? Seid schlauer und tragt einen aussagekräftigen Betreff ein. Aus den ersten Sätzen und den Betreff kann sich der Mail-Empfänger schon zusammenreimen, worum es geht und was getan werden soll. Spart dem Mail-Empfänger Zeit und damit untern Strich auch euch, denn wird die Mail schneller verstanden, wird sich schneller bearbeitet.

Schlagwörter: E-Mail, Kommunikation, Mail, Respekt
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